Behandling af personoplysninger i aftenskoler

Indledning

Aftenskolerne behandler hver dag personoplysninger om deltagere, undervisere og medarbejdere. Oplysningerne er nødvendige for at administrere tilmeldinger, sende fakturaer og kursusinformation, give besked om aflysninger, udbetale løn og dokumentere kommunale tilskud.

Denne behandling er omfattet af EU’s databeskyttelsesforordning, GDPR, og den danske databeskyttelseslov. Reglerne skal sikre, at oplysningerne bruges til klare formål, beskyttes mod uvedkommende og slettes, når der ikke længere er behov for dem.

For at hjælpe skolerne har vi i DOF udarbejdet denne vejledning. Den tager udgangspunkt i aftenskolernes konkrete opgaver og beskriver, hvordan personoplysninger kan håndteres i den daglige administration.

Vejledningen kan bruges sammen med følgende dokumenter og tjeklister:

- Fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

- Persondatapolitik.

- Oversigt over opbevaringsperioder og slettefrister.

- Tjekliste for intern adgang til personoplysninger.

- Tjekliste for persondatasikkerhed.

- Oversigt over skolens databehandlere og databehandleraftaler.

- Procedure for håndtering af brud på persondatasikkerheden.

Kommunerne fastsætter de lokale tilskudsregler inden for folkeoplysningslovens rammer. Ved spørgsmål om kommunens dokumentationskrav anbefaler vi, at skolen beder kommunen om en skriftlig afklaring. Det gælder også spørgsmål om grundlaget for at indsamle, opbevare og videregive handicaperklæringer.

Materialet skal anvendes med udgangspunkt i skolens arbejdsgange, systemer og kommunale tilskudsregler. Det skal løbende tilpasses, når disse forhold eller reglerne om databeskyttelse ændres.

Yderligere vejledning om databeskyttelse findes på [Datatilsynets hjemmeside](https://www.datatilsynet.dk).